Hallo Mink,
auf der Seite des Verbandes der Filmverleiher e.V
http://www.vdfkino.de/ findest Du unter „Info öffentliche Filmvorführung“ ein zweiseitiges pdf, das schon recht viele Details enthält.
Um Dich beim VdF als Filmveranstalter zu akkreditieren, benötigst Du auch eine Leinwandnummer der FFA (Filmförderungsanstalt). Die Leinwand- bzw. Theaternummer benötigst Du auch, um bei zertifizierten Billetdruckereien Deine Karten bestellen zu können. Diese bilden die Grundlage der Abrechnung Deiner Filmmiete gegenüber dem Verleih. Gebühren gibt es dabei keine, lediglich eine Mindestgarantie der Filmmiete, die Du als „Newcomer“ ggfls. auch als Vorkasse leisten musst. (Bei Open-Air Einsätzen habe ich auch schon 500,- EUR gesehen, ansonsten ca. 100 - 150 EUR)
Du hast noch Lust? Gut, dann geht´s weiter:
Nach Lektüre des VdF-pdfs wirst Du feststellen, dass Du mindestens eine 35mm Anlage oder einen Projektor/Server nach DCI-Standard benötigst, da erhältliche DVD/BD ausschließlich privat, d.h. nichtöffentlich genutzt werden dürfen. (Natürlich gibt es Ausnahmen aber kein Verleih wird überprüfen, von welchem Medium abgespielt wird.) Bei größeren Titeln, kannst Du damit rechnen, dass bereits ab der achten bis zehnten Woche genügend Kopien dem nahenden Shredder harren.
Die kleinste Lösung wäre somit ein Pärchen TK-35 im Überblendbetrieb. Das ist zwar Cinema Paradiso, bedingt aber Fertigkeiten, die über das blosse Betätigen einer Play-Taste hinausgehen.
Du liest immer noch - Schön!
Dann wird´s technisch: Neben der Projektion ist die Leinwand von entscheidender Bedeutung und aufgrund ihrer Größe (gerade bei Open-Air mit Windlast) aufwändig im Aufbau. Mit einem Bettlaken im Kirschbaum und Beamer wirst Du dauerhaft nicht viele Freunde finden. Air-Screens gehen richtig ins Geld. Eine pauschale Aussage zum Ton zu machen, fällt mir schwer, da dies stets von den lokalen Bedingungen abhängig ist. Nur soviel: 5.1 Ausstattung wird oft überschätzt und ist für das Kinoerlebnis „Stars unter Sternen“ nicht zwingend notwendig. Drei Frontkanäle reichen im Regelfall völlig aus. Ein Ausbau dieser Konfiguration kann auch (je nach Größe der Veranstaltung) mit erheblichen Mehraufwand (Delay-Line) verbunden sein.
Und weil Du bis hier gelesen hast, gebe ich Dir noch einen Gedanken mit auf den Weg: Sprich doch einfach ein (inhabergeführtes) Kino in Deiner Nähe an. Oftmals verfügen diese auch über portable Technik, Du hast jemand für Filmdisposition, Abrechnung und technischen Support. Ich hätte nichts dagegen, wenn jemand wie Du (und Deinem Engagement) diese Events in meiner Nähe und bei Beteiligung durchführte. Bei den Konditionen wird sicher Einigung erzielbar sein.
Viel Erfolg "Herr Kollege" wünscht
Christoph